Todos nos hemos enfrentado alguna vez al «no tengo tiempo para nada» o al clásico «no sé qué hago con mi tiempo», y es que en rutinas apretadas como las que tenemos hoy en día, parece haber mucho de todo, menos de tiempo. Tenemos demasiado trabajo, tareas, actividades y compromisos, y muy pocas horas en el día para encajarlo todo, entonces ¿qué podemos hacer para aprender a gestionar bien nuestro tiempo?

Personalmente, no creo que haya una fórmula mágica de gestión del tiempo que nos pueda funcionar a todos por igual. Cada uno de nosotros tiene unas características propias, unas prioridades y unas creencias que son necesarias atender en este trabajo.

Por ello, en lugar de ofrecerte lo que a mí me ha funcionado o lo que le ha funcionado a una o varias clientes, te voy a ofrecer qué cuestiones exploraríamos en una sesión de coaching orientada a una mejor gestión del tiempo.

¡Coge papel y boli! Si quieres experimentar cambios, tendrás que responder a las preguntas.

¿Cuáles son tus necesidades?

La primera, y más importante, de todas las preguntas que puedes hacerte es «¿Cuáles son tus necesidades actualmente?», pues en función de ellas querrás configurar una nueva rutina, priorizar unos temas sobre otros o, incluso, desechar por completo algunas de las cosas que hoy ocupan una parte importante de tu día.

Pues bien, coge el bolígrafo y escribe qué necesitas. ¿Más tiempo libre? ¿Más tiempo entre actividades que te permita no tener que ir corriendo de un lado a otro? ¿Ser más productiva en el seno de cada tarea? ¿Crees que debes delegar y no sabes qué? ¿Necesitas más organización en tu agenda?

Solo tú sabes cuáles son las necesidades que quieres cubrir, ¡así que lánzate y haz una lista! Y, por favor, no empieces tu lista por «tengo que» hacer esto, «tengo que» hacer aquello. Si eres de las que todavía abusa de fuerza de voluntad para hacer las cosas, te invito a leer ¿Y si la solución no fuera la fuerza de voluntad?

No temas estar pidiendo demasiado, si son muchas las necesidades que quieres cubrir y no es posible atenderlas todas, ya tendrás oportunidad de priorizar unas por encima de otras. Por ahora, dime, ¿qué te hace falta para estar en paz con tu gestión del tiempo?

¿Qué haces con tu tiempo actualmente?

Después de hacer una lista con todo lo que queremos cambiar, la siguiente pregunta que podemos hacernos es «¿qué te impide tenerlo ahora mismo?» o, lo que es lo mismo, ¿qué haces actualmente con tu tiempo que te impide organizarte como te gustaría?

Para poder dar respuesta a esta pregunta habrás de analizar tu día desde la hora en que te acuestas, la hora a la que te levantas, cuál es tu rutina de mañana, qué haces a lo largo del día y cómo lo terminas.

No es suficiente con analizar de manera superficial en qué inviertes tus tardes, para saber cómo puedes encajar una nueva actividad, sino que debemos contemplar cómo es nuestro descanso, en qué momento del día somos más productivas, qué tareas necesitamos delegar, qué actividades podemos ahorrarnos, etc. Es decir, el repaso debe ser, en general, de todo el día y, en particular, de qué hacemos y cómo lo hacemos en cada momento.

Por otro lado, uno de los ejercicios más reveladores que podemos hacer en este punto es localizar nuestros ladrones de tiempo. Las redes sociales, el correo electrónico, las interrupciones, los «me acabo de acordar de que…», la procrastinación y la mala organización, son algunos de los principales ladrones de tiempo de nuestros días. ¿Te sientes atrapada por alguno de estos ladrones? ¿Localizas otro que no he nombrado? ¡Apúntalo! ¡Apúntalos todos! Solo viendo aquello que queremos cambiar, podemos pasar a cambiarlo.

De nuevo, te invito a hacer una lista con todos los ladrones de tiempo que te vengan a la mente. No tienes por qué trabajarlos todos a la vez, pero es bueno observarlos y saber que están ahí. ¿Ves mucho las redes sociales? Si te llega un email, ¿interrumpes lo que estás haciendo para leerlo? Tienes rutina diaria o semanal, ¿o lo tuyo es improvisar? ¿Dejas para otro día las tareas que no te apetece hacer en el momento? ¿Sigo haciendo preguntas o ya sabes por dónde voy?

¡No desesperes! Este trabajo es muy positivo para tu rutina y tu productividad, deja la frustración a un lado y ábrete a la experiencia. Actúa con curiosidad.

¿Cómo puedo optimizar mi agenda?

Ahora que tienes analizado tu día y localizados tus ladrones de tiempo, dime ¿podrías reorganizarte? ¿Podrías tomar nuevas medidas que supongan grandes cambios?

Vayamos con algo de teoría. Para optimizar tu rutina, en primer lugar, habrás de eliminar aquellas tareas de las que puedes prescindir o que puedes delegar. Esto no quiere decir que vayas a dejar de hacerlas siempre, pero te pongo un ejemplo, ¿cuántas veces haces la compra? ¿Cuántas veces tienes que salir a hacer gestiones que podrías haber hecho en una sola tarde? ¿Crees que organizándote mejor podrías reducir el número de viajes que haces al mercado o al centro comercial?

Cuando hayas eliminado o delegado alguna de tus actividades semanales, llegará el momento de priorizar. ¿Qué es más importante para ti? ¿Qué te gustaría dejar hecho por la mañana? O, más bien, ¿preferirías no tener que hacer nada por la mañana? ¿Qué tareas quieres hacer cada día por la tarde? ¿De cuál puedes prescindir?

Y, por último, puedes preguntarte cómo evitar los ladrones de tiempo y así mejorar tu productividad. ¿Cuáles eran tus ladrones de tiempo y cómo puedes trabajar en ellos?

Quizás sea tan fácil como poner toda tu atención en no revisar las redes sociales a lo largo del día o no sucumbir a la curiosidad que te lleva a leer ese email que ha interrumpido tu tarea.

Sí, lo sé…

Se dice fácil, pero no lo es en lo absoluto. Yo misma me enfrento cada día a mi trabajo de gestionar mejor mi tiempo, unos días con más éxito que otros, la verdad. Pero lo importante es que, cuando queremos hacer algo, tengamos activada la intención y nos pongamos manos a la obra aunque sea con pequeños cambios.

Recuerda que hay muchas herramientas que te pueden ayudar, puedes hacer horarios, puedes utilizar Google Calendar o simplemente listar tus tareas diarias.

Y, por último, recuerda programar tu descanso. Siempre dejamos el descanso de lado porque no parece productivo, pero ¡todo lo contrario! Procurarse momentos de ocio y un buen descanso podría marcar una gran diferencia en tu productividad dentro de cada una de tus tareas.